一、总体原则

1.学会印章属于法人重要资产，应严格管理，做到审批规范、有据可查、全程留痕；

2.用章事项按重要程度分三级管理：常规事务、重要文件、重大事项；

3.各级审批遵循谁主管、谁负责原则，并加入法律风险审查环节；

4.所有用章申请必须通过统一线上系统提交，方便追踪与台账管理。

二、用章事项分级及流程

1. 常规事务

审批人：部门分管领导

范围：纯事务性、程序性、有相对固定模板的文件。例如：已定稿的会议/活动通知、根据已批准名单打印的会员证书或获奖证书、内部工作联络单、按照财务部门要求制定的财务报销单、介绍信等。

流程：

1.经办人填写《用印申请单》，附文件；

2.分管领导对文件内容进行实质性审核，提出修改意见并签署审查意见；

3.综合事务部秘书核对文件内容是否与既有模板或名单一致，确认用印事由合规；

4.流转秘书长进行程序性最终确认；

5.用印记录《印章使用电子登记表》。

2. 重要文件

审批：部门分管领导

范围：涉及学会名誉、权利义务、对外合作、资金资产及无固定模板的重要文件。例如：对外合作协议/合同、项目申报书、重要的请示或报告（致上级单位、合作伙伴）、重大活动方案及预算、招聘公告、无固定模板的官方公函等。

流程：

1.经办人填写《用印申请单》，附文件草案；

2.分管领导对文件内容进行实质性审核，提出修改意见并签署审查意见；

3.如涉及法律风险，需转交法务或风险审查人员提出风险建议；

4.综合事务部秘书对文件格式规范审查；

5.秘书长审批通过后用印，秘书完成电子登记。

3. 重大事项

依据：理事会或会员代表大会决议

范围：涉及章程修改、法定代表人变更、重大投资、分立合并等事项的法律文件或上报材料。

流程：

1.经办人提交《用印申请单》及有效会议决议材料；

2.综合事务部秘书核对材料齐全后提交秘书长；

3.秘书长核验决议真实性、合法性；

4.提请理事长最终审核确认；

5.审批后安排用印并登记。

三、应急线上审批

如因时间紧急需线上审批：

1. 审批人部门分管领导须明确回复“同意用印”；

2.事后24小时内补齐手续。

四、用章登记管理

1.所有用章事项必须进入《印章使用电子登记表》；

2.综合事务部秘书负责维护、备份与年度统计。

五、责任界定

1.综合事务部承担格式与流程审查责任；

2.分管领导承担内容审查责任；

3.秘书长承担程序合法性责任；

4.擅自用章、越权用章将按制度追责，理事会通报，必要时报警诉诸相关法律处理。